Een goed begin is het halve werk. Daarom zetten we bij Sint-Lodewijk vzw sterk in op een warme en gestructureerde start voor elke nieuwe collega. Onboarding betekent letterlijk “aan boord brengen”. Het is het hele traject vanaf het 1e contact tot het moment dat je goed bent ingewerkt, 6 à 12 maanden later. Het doel: dat je je meteen welkom voelt en met vertrouwen aan je nieuwe uitdaging kan beginnen.
Benieuwd hoe het er in de praktijk aan toe gaat? We belichten 2 invalshoeken:
- HR, over het onboardingstraject binnen het MFC en de volwassenwerking
- Isabel, die in 2025 van start ging als leerkracht in BuSO
"Een goede onboarding is een investering als organisatie"
2025 was een jaar waarin ons onthaalbeleid verder verfijnd werd. We introduceerden onder meer de ‘Themaroute Sint-Lodewijk’ die nieuwe medewerkers op een interactieve manier laat kennismaken met elkaar, de organisatie en de gebouwen. We spraken met Els, Katie en Katrien van HR.
Waarom is een goede onboarding zo belangrijk?
Katrien: “Om medewerkers een goed gevoel te geven bij hun start. Het is voor velen een sprong in het onbekende, zeker voor wie net van de schoolbanken komt.”
Katie: “We proberen hun onzekerheden weg te nemen door hen zo snel mogelijk vertrouwd te maken met wie we zijn en wat we doen, zonder dat ze overdonderd raken door de hoeveelheid informatie. Je wilt hen ook aan boord houden, dus een warm onthaal is superbelangrijk.”
Katrien: “Het is ook een investering als organisatie. Hoe langer ze blijven, hoe beter het rendeert. Zeker met de krapte op de arbeidsmarkt.”
Wie is er allemaal bij betrokken?
Katie: “Het gaat stapsgewijs. Eerst is er je sollicitatie. Dan neemt de personeelsdienst contact met je op voor de opmaak van je contract. Vervolgens ga je naar de algemeen directeur om het te ondertekenen. Tot slot kom je bij je leidinggevende of teamcoach terecht. Wij vanuit HR en het COT (Centraal Ondersteuningsteam Zorg) komen ook een stukje aan bod.”
Els: “We proberen voor elke starter een buddy aan te stellen: een soort peter of meter die je wegwijs maakt en je 1e aanspreekpunt is. Dat werkt niet bij iedereen, maar waar het wel werkt, horen we veel goede dingen.”
Hoe is het onthaalbeleid van Sint-Lodewijk in 2025 vernieuwd?
Katie: “We wilden ervoor zorgen dat iedereen, waar mogelijk, zoveel mogelijk dezelfde onboarding kreeg, want de scholen hebben deels hun eigen onboarding. Door langs te gaan bij alle leidinggevenden en naar de nieuwe medewerkers te luisteren, kregen we meer duidelijkheid over waar het onthaalbeleid nog bijsturing nodig had. Daarna hebben we de nodige veranderingen doorgevoerd: we hebben de opleidingsplannen en checklists aangescherpt, spreken nu elke starter persoonlijk en lanceerden de themaroute.”
Hoe hebben jullie de checklists voor nieuwe medewerkers geoptimaliseerd?
Katie: “We hebben met elke stroom of dienst de bestaande checklist samen overlopen en aangepast, omdat er soms heel specifieke dingen in moesten staan. Zo hebben we nu een standaardchecklist, maar ook een aparte voor stroom Kinderen, stroom Jongeren, de volwassenwerking, inclusieve begeleiders en de dienst onderhoud.”
Wat komt er zoal aan bod in de toelichting die jullie vanuit HR geven?
Els: “We plannen het individuele gesprek doorgaans in de 2e week. Daarin leggen we de werking van HR uit en tonen we onze tool voor opleidingen eBlox HR en ons intranet SLim. Ook de welzijnscirkel: een overzicht van alle vormen van ondersteuning en nazorg voor de medewerkers.”
Katie: “We geven ook mee dat medewerkers met een vast of tijdelijk contract van minstens 10 maanden recht hebben op een voordelige hospitalisatieverzekering, iets wat elders niet altijd aan bod komt. Daarnaast informeren we over het verplichte gezondheidstoezicht voor bepaalde functies, het noodnummer voor medische zorg en de registratie op ons voordelenplatform You-P.”
Katrien: “Intussen werken we aan een onthaalbrochure die een aantal van die hiaten moet opvangen.”
Wat mogen we ons voorstellen bij de themaroute?
Katie: “Het originele idee was een wandeling doorheen Sint-Lodewijk, zodat starters de verschillende locaties leren kennen. Daarna bedachten we dat we daar ook inhoud aan konden koppelen. We starten met een kennismakingsrondje: iedereen aan tafel vertelt iets leuks over zichzelf en voor welke dienst ze werken. Daarna doen we een spelletje waarbij ze de foto’s en namen van de directieleden moeten combineren. Tot slot licht de directie het organogram toe, onze kerncompetenties en het beleidsplan. En dan vertrekken ze op pad.”
Els: “Bart, onze welzijnsmedewerker, leidt de nieuwe collega’s door de gebouwen en geeft uitleg. Ze krijgen een kaartje mee, zodat ze later makkelijker de weg kunnen terugvinden. Ze houden ook halt aan 3 standjes met andere sprekers. Het 1e standje gaat over GDPR (de wetgeving op de privacy), het beroepsgeheim en het kwaliteitshandboek. Het 2e standje gaat over preventie en welzijn en het 3e over ondersteunende diensten zoals het onthaal. Maar de inhoud blijft in evolutie.”
Katrien: “De themaroute is nu een vast onderdeel van hun opleidingsplan en ze zijn automatisch ingeschreven. Daardoor hoeven we geen aparte infosessies meer te organiseren, die ze soms door tijdgebrek niet volgden, waardoor ze belangrijke informatie misten om aan de slag te gaan. En het succes is al gebleken: in 2025 namen er 44 medewerkers deel, verspreid over 3 sessies – in september, oktober en december.”
Op het einde van het jaar brengen jullie alle starters nog eens samen.
Katie: “Iedereen die vóór november start, nodigen we in december inderdaad uit voor ons terugkommoment. Het was nu de 2e editie. We gebruiken dat moment vooral om te luisteren naar wat er al goed gaat in onze onboarding en wat nog beter kan. We beginnen met een ijsbreker: wanneer ze toekomen, hangt er al een gespreksonderwerp aan hun aperitiefglaasje.”
Katrien: “Vervolgens komen ze bij mij langs om feedback te geven op de boardingpas die ze voor hun 1e dag kregen – een soort vliegticket met praktische gegevens. Ik verzamelde ook input voor een mogelijke onthaalbrochure.”
Els: “Bij Jo, onze 4e HR-collega, krijgen ze een wie-is-wie-oefening met foto’s bij het organogram. Tot slot komen ze bij mij om hun selectie- en onboardingproces ruimer te bespreken.”
Welke verbeterpunten horen jullie het vaakst?
Els: “Dat het moeilijk is om de hele organisatie te leren kennen: wie is wie, wie doet wat. Dat de personeelsvoordelen te weinig aan bod komen. En dat, als je als stagiair of jobstudent nadien in dienst komt, er bij de onboarding soms een aantal stappen worden overgeslagen.”
Katrien: “Iedere nieuwe medewerker heeft ook recht op een gratis warme maaltijd, maar die wordt niet altijd besteld. We gaan bekijken of ze geen bonnetje kunnen krijgen of iets dergelijks.”
Van het einde van het onboardingproces nog even naar het begin: een aantal nieuwe collega’s komt bij Sint-Lodewijk terecht via het jobcafé.
Katrien: “We zijn daarmee begonnen op een opendeurdag enkele jaren geleden. Het jobcafé vindt 1 keer per maand plaats, van 16 tot 18 uur in de Binnentuin (personeelsrefter) vlak bij het onthaal. Het trekt steeds meer volk aan: op de 1e echte editie in 2024, toen het nog ‘loopbaanbabbel’ heette, waren er maar 4 bezoekers. Tegenwoordig zijn er rond de 15. Ik denk dat zo’n initiatief steeds meer ingeburgerd raakt omdat andere organisaties ons voorbeeld volgen.”
Katie: “De nieuwe medewerkers die naar ons jobcafé komen, zijn altijd zeer positief. “Het is heel waardevol”, vertelde iemand laatst nog tegen mij. “Je leert de organisatie goed kennen, zodat je echt weet waar je voor solliciteert.” Dat heb je niet altijd bij een online vacature.”
Els: “We krijgen ook veel complimenten dat we zo vriendelijk zijn.” (lacht)
Hebben bezoekers meestal al gesolliciteerd of komen ze vrijblijvend?
Els: “Wisselend. Er was laatst iemand die in een ziekenhuis werkt, maar die meer richting orthopedagogie of psychologie wil. Ze kwam luisteren wat hier de mogelijkheden zijn, voordat ze spontaan solliciteerde.”
Katrien: “We krijgen ook studenten over de vloer die nog twijfelen welke studierichting ze willen volgen. Zij komen dan kijken hoe een studierichting er in het werkveld kan uitzien.”
Katie: “Of mensen die momenteel iets helemaal anders doen en bewust de switch willen maken naar de zorg. Hen verwijzen we altijd door naar de carrièrewijzer van Careēr. Daar vind je bijvoorbeeld kortdurende opleidingen om je om te scholen naar een knelpuntberoep.”
Katrien: “Er komen ook redelijk wat kandidaat-leerkrachten. Volgens Marco Malego, directeur van BuSO, kwamen zelfs al zijn laatste aanwervingen via het jobcafé binnen. We trekken nu meer gediplomeerde leerkrachten aan en minder zij-instromers dan vroeger.”
Els: “Het is wel belangrijk om te weten dat een 1e kennismaking op het jobcafé nog geen officieel sollicitatiegesprek is. Kandidaten moeten nog altijd op een vacature solliciteren of spontaan solliciteren.”
Om af te sluiten: wat zijn jullie voornaamste plannen op het vlak van onboarding voor 2026?
Els: “Alle feedback terugkoppelen naar de leidinggevenden en er verder mee aan de slag gaan.”
Katrien: “Ook de onthaalbrochure uitrollen en de boardingpas updaten. Volgend jaar zeker meer daarover!” (lacht)
Dank je wel voor het gesprek!
"Het was een grote stap waar ik met veel trots op terugkijk"
Isabel werkte 25 jaar als leerkracht in het regulier secundair onderwijs, tot ze vorig jaar een drastische beslissing nam. Nu zet ze haar schoolcarrière voort in het buitengewoon secundair onderwijs bij Sint-Lodewijk. “Het was de beste beslissing van mijn leven.”
Isabel, vertel eens hoe jij bij Sint-Lodewijk bent terechtgekomen.
“Ik ben van Wetteren, dus ik kende Sint-Lodewijk al heel mijn leven. Ik was al 2 jaar aan het zoeken naar een nieuwe job tot ik op de website een aankondiging zag voor het jobcafé in juni. Ik dacht meteen: daar wil ik wel naartoe. Het leek me een leuk concept: je gaat gewoon iets drinken en je ziet wel. Met een babbel misdoe je niets. Toch was ik er bijna niet geweest die dag. Het toeval wil dat ik diezelfde avond met een vriendin had afgesproken en ze op het laatste nippertje heeft afgebeld. Dus dan ben ik op mijn fiets gesprongen en er alsnog naartoe gegaan. Ik had niets te verliezen.”
Hoe heb je het jobcafé ervaren?
“Het was buiten en zalig warm weer. Katie van HR bood me meteen iets te drinken aan, wat echt een gezellig cafégevoel gaf. Ik vroeg of ze geen werk hadden voor mij en net op dat moment kwam de directie toe. Marco Malego, de directeur van BuSO, heeft me toen gekaapt en zei: “Kom, ik heb misschien iets voor jou.” (lacht) Hij heeft me toen ook de klassen getoond. Ik wou eerst niet opnieuw gaan lesgeven, want ik zocht iets anders. Maar het was alsof die opdracht voor mij gemaakt was: ook thuisonderwijs, meer zorg en individuele aanpak. Dat zag ik zeker zitten. En die job heb ik uiteindelijk gekregen. Verschrikkelijk spannend wel, want ik had nog maar op 1 school gestaan.”
Waar was je eigenlijk naar op zoek?
“Ik wou niet meer lesgeven aan een overvolle klas. Mijn hoofd stond op ontploffen van de drukte. Hoewel ik lang heb getwijfeld of ik leerkracht wilde blijven en heel breed gezocht heb, bleek uit loopbaanbegeleiding dat lesgeven echt wel bij mij past. Tijdens het solliciteren merkte ik echter dat ik steeds meer richting de zorg trok. Mijn zonen zijn ook al eens vaker weg van huis, terwijl ik nog zoveel zorg te geven heb. Nu ben ik blij dat ik het onderwijs niet heb opgegeven.”
Wat zijn de grootste verschillen met je vroegere job?
“Het is nu veel rustiger, en dat doet zoveel deugd. De klassen zijn een pak kleiner: maximaal 7 leerlingen in plaats van 24. Soms geef ik ook tijdelijk onderwijs aan huis. En naast Nederlands en Engels geef ik nu andere lessen, zoals leren leren en sociale vorming. Je kan en mag hier creatief zijn. Ik kijk vol bewondering naar wat de collega’s doen: schilderen, schrijven, houten lepels maken … Je krijgt hier de tijd en ruimte om jezelf te ontplooien – dat zou overal zo moeten zijn. Zelf zit ik in het autonoom team Welbevinden Personeel. Samen organiseren we activiteiten zoals het kerstmoment en het personeelsfeest. Die zijn altijd heel ontspannen en zorgen echt voor verbinding onder de collega’s. Dat is superleuk.”
Hoe ben je ontvangen tijdens je 1e dagen eind augustus?
“Ik heb eigenlijk alleen maar lof over de ontvangst. Marianne is de mentor van de nieuwe leerkrachten en zij heeft dat fantastisch gedaan. Ons rondgeleid, documenten en een plannetje gegeven, maar ook gerustgesteld. “Je gaat veel informatie krijgen, maar zit er niet mee in. Blijf gewoon rustig, het komt allemaal goed.” In het begin was het zoeken: nieuwe digitale boeken, andere manieren van werken, de leerlingen leren kennen. Maar je kan hier alles aan iedereen vragen. Het zijn allemaal heel toffe collega’s die altijd bereid zijn om te helpen.”
Heb je bepaalde opleidingen moeten volgen?
“We moesten 2 filmpjes kijken over heffen en tillen en brandveiligheid. Die info had wel wat interactiever gemogen, maar er was ook een praktisch gedeelte. Een ergotherapeut toonde hoe de stoelen werken, zodat je leerlingen kan helpen om comfortabel te zitten of recht te staan.”
In september heb je ook onze themaroute gevolgd.
“Klopt. Eerst zaten we met alle nieuwe medewerkers samen met HR en de directie om ons aan elkaar voor te stellen. Niet alleen leerkrachten, maar ook kinesisten, administratieve diensten … Daarna gingen we samen op pad door het gebouw. Dat was een eyeopener, hoe groot het hier wel is. Als leerkracht kom ik normaal niet in de leefgroepen, bij de kleuters of de volwassenwerking. Ik vind Sint-Lodewijk echt een zeer geoliede machine.”
Het is mooi om te horen dat je hier je plekje gevonden hebt.
“Het was voor mij een grote stap waar ik met veel trots op terugkijk. De beste beslissing die ik in mijn leven al genomen heb, denk ik. Je voelt hier overal zorg, liefde en warmte ademen. Als je ergens niet meer gelukkig bent en je komt dan op een plek waar je kunt openbloeien … Dat had ik echt nodig.”